各单位，各部门：
《河南质量工程职业学院分散采购管理办法（试行）》已经学校研究同意，现予印发，请认真遵照执行。
河南质量工程职业学院
2025年12月16日
河南质量工程职业学院
分散采购管理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校分散采购行为，加强对分散采购活动的监督管理，依据《河南质量工程职业学院招标采购管理办法（修订）》（豫质院〔2023〕52号）和有关内部控制规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称分散采购，是指采购项目预算金额在校内集中采购限额标准以下，采购内容在河南省政府集中采购目录范围之外，由项目申报单位（部门）自行组织采购活动的行为。
第三条 分散采购应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则，落实“谁采购、谁负责”的要求，确保采购过程可追溯、可审计。
第四条 学校分散采购项目应经项目申报单位（部门）集体决策立项及必要的论证，申报纳入当年学校预算后方可实施。
第二章 分散采购组织
第五条 国有资产管理处（招标采购管理办公室）是管理全校分散采购工作的职能部门，主要职责是：
（一）宣传贯彻国家和省、市采购相关法律、法规和政策，对学校各单位（部门）分散采购工作进行业务指导；
（二）制定学校分散采购管理办法，并对执行情况进行监督检查。
第六条 项目申报单位（部门）是分散采购的实施主体，主要职责是：
（一）编制并申报本单位（部门）年度自行采购计划和资金预算，按规定办理审批手续；
（二）负责确定采购需求、编制采购文件、选择采购方式、组织评审、合同签订、组织验收以及档案管理等相关工作；
（三）配合财务、审计等部门做好采购项目的监督检查以及学校纪委的投诉处理工作。
第七条 项目申报单位（部门）根据采购工作实际需要成立由主要负责人牵头的3人及以上单数采购工作领导小组，负责分散采购项目的实施，具体负责采购需求调查确定、预算编制、采购组织实施、采购合同签订、履约验收等相关工作，对采购业务的真实性、合法合规性负责。
第三章 分散采购限额标准
第八条 使用学校各类资金，单项或批量预算金额在1万元（含）以上、5万元(不含）以下的工程、货物和服务项目，由各项目申报单位（部门）按本办法的有关规定实施采购。
第九条 项目申报单位（部门）不得将应该集中采购的项目化整为零或以其他任何方式规避招投标采购或集中采购。化整为零指的是在一个财政年度内将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、工程或服务进行多次小额分散采购，累计资金数额达到5万元及以上的，属于化整为零方式规避统一采购的行为。
第四章 分散采购方式
第十条 分散采购可采取以下方式进行：
（一）询价。由询价小组向符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商发出货物采购询价文件，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
（二）竞争性谈判。通过组建谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和二次报价，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且二次报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
（三）现场询价。原则上由询价小组现场向符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商提出货物采购需求，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
（四）竞争性磋商。通过组建竞争性磋商小组，与符合条件的供应商就工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交相应文件和最后报价，磋商小组采用综合评分法按照评审得分有高到低的顺序推荐３名以上成交候选供应商，采购人在推荐的候选供应商中确定成交供应商的采购方式。
（五）单一来源。符合单一来源法定情形的货物或服务采购项目，由项目申报单位（部门）按要求组织专家论证和履行公示手续无异议后，由谈判小组与拟定单一来源供应商就采购价格、需求、售后等进行谈判确定供应商的采购方式。
第十一条 分散采购采取其他方式进行的，需要经过本单位（部门）采购工作领导小组或党政联席会议研究通过后方可执行。
第五章 分散采购程序
第十二条 提出采购申请。单项或批量预算金额在1万元（含）以上、5万元(不含）以下且采购内容在河南省财政厅政府集中采购目录之外货物和服务项目，以及单项或批量预算金额在1万元（含）以上、5万元(不含）的工程项目，项目申报单位（部门）可通过“质量学院数字化报销”微信小程序填写《一般采购申请》，审批完成后方可进行采购。
对于预算金额在1万元（不含）以下，且采购内容在河南省财政厅政府集中采购目录之外的工程、货物和服务项目，可由单位（部门）直接组织采购，在采购过程中应尽量引入竞争机制。
第十三条 采购实施：
（一）根据不同采购方式，由项目单位（部门）采购工作领导小组成立３人或５人组成的询价小组、谈判小组或磋商小组。询价小组、谈判小组或磋商小组应有相关的技术和经济专家组成，对于技术复杂、专业性较强的采购项目也可邀请校外专业人员担任小组成员。项目单位（部门）的党组织应指派专人（纪检委员）负责全过程的监督工作。
（二）采用现场询价方式采购的，需要在现场询价前明确采购项目的名称、数量、规格、需求、采购预算、对投标人资格审查的标准、投标报价要求、合同内容等实质性要求和条件及拟定合同的主要条款。询价小组经过评审，根据资格、质量和服务均能满足采购需求实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商。
（三）分散采购项目对供应商的资格要求原则上应确保三家以上符合条件。不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术参数、服务等条件。
（四）采用单一来源采购方式采购的，需附上专业人员论证意见（见附件1）。
（五）供应商需要向询价、谈判、磋商小组提交相应采购要求的响应报告、资格证明、报价等。
（六）询价、谈判或磋商小组确定成交供应商，做好评审记录，填写《河南质量工程职业学院分散采购评审报告》（见附件2、附件3）。
（七）采用单一来源采购方式采购的，谈判小组与供应商协商，商定合理的成交价格并保证采购项目质量。
第十四条 项目申报单位（部门）在成交结果发出后15日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。
第十五条 项目申报单位（部门）应按照《河南质量工程职业学院政府招标采购履约验收管理办法（修订）》（豫质院〔2023〕51号）的要求，按合同约定的验收标准及时组织履约验收，验收合格后方可办理资产入账和财务报销手续。
第十六条 档案保管。项目申报单位（部门）应建立分散采购档案，做到“一项一档”，包括但不限于决策记录、采购申请表、采购文件、响应文件、评审记录、采购合同、验收报告等。以资料汇编的形式立卷归档，以备核查。
第六章 监督与检查
第十七条 任何单位（部门）和个人对学校分散采购活动中的违法、违规行为，有权进行举报和投诉。
第十八条 学校纪检、审计、财务等部门按其工作职能对分散采购活动进行监督检查。
第十九条 对未按规定组织实施采购活动的，或采购活动中存在玩忽职守、徇私舞弊、不正当履职行为的，按照《河南质量工程职业学院招标采购管理办法（修订）》（豫质院〔2023〕52 号）有关规定处理。
第二十条 本办法由国有资产管理处负责解释，自发布之日起施行。
附件：
1.河南质量工程职业学院单一来源采购项目专家论证表
2.河南质量工程职业学院分散采购评审报告(货物和服务)
3.河南质量工程职业学院分散采购评审报告（基建修缮工程）
4.分散采购归档资料汇编（样本）
